EL FLUJO GRAMA

Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso.
Además de la secuencia de actividades, el flujo grama muestra lo que se realiza en cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen del proceso, las decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas (en la cadena cliente/proveedor)
El flujo grama hace más fácil el análisis de un proceso para la identificación de:
Las entradas de proveedores; las salidas de sus clientes y de los puntos críticos del proceso.

CARACTERÍSTICAS DE LOS FLUJOGRAMAS

•De uso, permite facilitar su empleo.
•De destino, permite la correcta identificación de actividades.
•De comprensión e interpretación, permite simplificar su comprensión.
•De interacción, permite el acercamiento y coordinación.
•De simbología, disminuye la complejidad y accesibilidad.
•De diagramación, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.

TIPOS DE ORGANIGRAMA

1.- Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide de arriba a abajo (tipo clásico)

2.- Horizontal:   Muestra las jerarquías de izquierda a derecha

3.- Mixto: Es una combinación entre el horizontal y vertical

4.- Circular o Concéntrico: Autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman círculos concéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos.

5.-Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad cuanta myor es la sangría menor es la autoridad de ese cargo.

6.- Tabular: Es prácticamente escalar, sólo que mientras el escalar lleva líneas que unen y los mandos de autoridad, se puede representar con un mapa.

CLASIFICACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS

Analítico, generales y suplementarios

Analíticos: Son los organigramas específicos los cuales suministran una información detallada, incluso se complementan con informaciones anexas y por escrito, símbolos convencionales de referencia con datos circunstanciados.   Se destinan al uso de directores, expertos y personal del estado mayor.

Generales: Este tipo de organigramas facilita una visión muy suscinta de la organización,  Se limita a las unidades de mayor importancia.   Se les denomina generales por ser los mas comunes.

Suplementarios: Estos organigramas se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en una forma analítica o mas detallada, tales unidades pueden ser una dirección, una división un departamento, una gerencia, etc.  Son complemento de los analíticos.

SÍMBOLOS

Los de mayor uso son los siguientes:

1.- Sobre las líneas llena

a) líneas llenas sin interrupciones, indican la autoridad formal, relación de línea o de mando, comunicación y la vía jerárquica.

b)Líneas verticales: Indican autoridad sobre las horizontales señalan especialización y correlación.

2.- Líneas de puntos  o discontinuas: indican relaciones de coordinación y algunos la utilizan para señalar las relaciones funcionales.

3.- Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro o figura geométrica (cuadrado, rectángulo y a veces círculos) indica mando, autoridad.

4.- Cuando la línea media cae o se coloca a los lados de la figura geométrica o recuadros, indica relación de apoyo.   Unidad de apoyo es aquella a la cual se le coloca la línea de lado y la que ha salido de las unidades de la línea de la estructura principal.

5.- Se recomienda línea gruesa y llena para los niveles superiores y trazos finos para las unidades de menor jerarquía, en lo que al tamaño respecta; a mayor jerarquía de las unidades mayor jerarquía de las unidades mayor será el tamaño relativo.

7.- La figura geométrica significa significa condición especial o autónoma.

8.- Si se desea destacar una unidad, se utiliza medio recuadro, bastante coloreada para cada unidad que se vaya a resaltar, este detalle se utiliza para llamar la atención sobre las unidades que se requiere poner de relieve.

9.- Línea con inflexión en su trayectoria indica que no existe relación en ella, y la línea con la cual se cruza.

10.-Línea con zigzagueo al final, y una flecha en el remate continuación de la estructura.   También tiene el mismo significado una flecha sola sin zigzagueo en el remate.

El etcétera se usa en ocasiones, para indicar lo mismo.

11.- Líneas con zigzagueo al final, y cuando ya cae sobre la unidad o recuadro, indica relaciones esp y especia (espacios especiales del organigrama y que tienen un número en su interior el cual está colocado en otro recuadro o unidades de la estructura, indica un comité en el que participa todas las unidades con el mismo número.   Se recomienda colocar el círculo en el espacio reservado a nivel que corresponda a la unidad que corresponda a la unidad de mayor jerarquía entre todos los participantes.

CARACTERÍSTICAS

Toma una serie de insumos para transformarlos hasta obtener un resultado, es cambiante se adapta a la realidad de la empresa, debe adecuarse a las especificaciones y necesidades de los clientes y sirve como punto de control, para detectar posibles fallas, debe ser medibles.

DEFINICIÓN DE DIAGRAMA

Son la representación gráfica de los procesos de un sistema:

Información: necesidades: entradas- proceso-   servicio-información-Insumo-producto.

CARACTERÍSTICAS DEL DIAGRAMA DE FLUJO

Permiten una representación gráfica de los procesos de un sistema y sus interrelaciones, toma de decisiones, muestran el enfoque mas amplio posible de entradas, procesos y salidas de un determinado sistema.   Definen de manera sistemática el procedimiento con las actividades en orden cronológico que se deben seguir para obtener un determinado producto.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO

Son vitales para el desarrollo de manuales. Con el enfoque por niveles se permite el detalle escalonado de los procesos. En el diseño de estos es importante velar por la simplicidad y el orden lógico. Se pueden emplear para al diagnóstico y el rediseño.

TIPOS DE DIAGRAMA DE FLUJO

Flujograma de primer nivel o de dirección descendente, flujograma de segundo nivel o detallado Flujograma de ejecución o matriz.

FLUJOGRAMA DE PRIMER NIVEL

Se usa para obtener un panorama básico del proceso e identificar los cambios que se producen en el proceso. La mayoría de las veces puede graficarse en 4 o 5 recuadros que representan los principales pasos o actividades del proceso

FLUJOGRAMAS DE EJECUCIÓN O MATRIZ

Representa en forma gráfica el proceso en términos de quien se ocupa de realizar los pasos  Tiene forma de matriz e ilustra los diversos participantes y el flujo de pasos entre los participantes.

Es muy útil para identificar quien proporciona los insumos o servicios quien,  así como aquellas áreas en las que algunas personas pueden estar ocupándose de las mismas tareas.